Veja como reduzir custos na empresa com facilities
Apresentamos, neste artigo, os principais fatores que fazem com que os serviços de facilities sejam importantes para a rotina de sua empresa. Confira como isso funciona!
O setor de facilities é responsável pelos serviços que desempenham um papel integral no funcionamento de uma organização.
Sem esses serviços, não haveria eletricidade, proteção, serviços telefônicos, limpeza, ou mesmo café para os clientes.
As funções de um gerente de facilities são bastante exigentes: os gerentes têm que equilibrar as demandas de vários departamentos, mantendo um orçamento criterioso.
Um dos principais objetivos desses gerentes é reduzir os gastos para o bom funcionamento da empresa, mesmo que sua contribuição seja muitas vezes negligenciada.
Pensando nisso, preparamos este artigo visando abordar como poderá reduzir custos de sua empresa contando com serviços de facilities. Confira!
O que são facilities?
Atualmente, a palavra “facilities” é utilizada para explicar uma filial que organiza a contratação de serviços nas empresas.
Esses serviços incluem recepção, arrumação, manutenção, economia e segurança, entre outros.
Tais tarefas são indispensáveis para as empresas, porém devido à sua desconexão com o empreendimento principal, elas podem ser terceirizadas convenientemente — a terceirização desses serviços melhora a gestão como um todo.
Em vez de ter uma equipe interna para completar essas tarefas, o que exigiria especialistas e ativos, a empresa procura um fornecedor. É o fornecedor que assume a responsabilidade pela mão-de-obra e materiais essenciais.
As empresas de facilities selecionam e empregam o pessoal, fornecem-lhes treinamento e assumem as despesas, encargos e obrigações trabalhistas. Além disso, são elas que verificam se o serviço está sendo executado conforme o acordado.
Os especialistas, trazidos de fora da empresa, podem prestar assistência às operações diárias dos empresários. Eles permanecem em segundo plano para garantir que a qualidade da produção seja satisfatória.
A contratação de um prestador de serviços terceirizado irá liberar o tempo e os recursos da empresa para se concentrar em suas competências essenciais.
Isso é especialmente importante em um ambiente comercial competitivo, pois a terceirização de certas tarefas pode ser um fator importante para ganhar participação no mercado e alcançar melhores resultados.
Qual a importância dos serviços de facilities nas empresas?
As empresas que empregam facilities oferecem o benefício principal de liberar tempo e recursos, incluindo pessoal, que a parte contratante pode então se concentrar em seu negócio principal.
Ao optar por este método, é necessário apenas um profissional para administrar contratos com serviços externos.
Portanto, não há necessidade de apoiar um conjunto completo de pessoal para cada serviço.
Isso leva a uma diminuição dos custos internos e dos requisitos de RH: esses incluem folha de pagamento e taxas relacionadas, bem como assuntos como o sistema e-Social e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
A organização ganhará assim uma vantagem competitiva e conseguirá expandir sua rede profissional.
Os serviços de facilities mais procurados
Já destacamos que o mercado de facilities está crescendo rapidamente a cada ano.
Notavelmente, esta expansão foi ainda mais acelerada com o surto da pandemia.
Além disso, as leis que regem os contratos de trabalho têm um efeito notável sobre as responsabilidades legais das empresas, resultando posteriormente em uma expansão mais substancial do setor de facilities.
No momento, os serviços mais populares são:
- Conservação e limpeza;
- Manutenção de equipamentos;
- Recepção, portaria e zeladoria;
- Recrutamento e seleção;
- Segurança privada.
Além desses, também existem outras atividades que têm ganhado espaço nos serviços de facilities. Sendo eles:
- Alimentação;
- Bombeiros industriais;
- Gestão de redes e TI;
- Setor jurídico;
- Telemarketing e digitação;
- Transporte e logística.
Esses serviços, ainda, possibilitam uma série de benefícios…
Vantagens em contar com serviços de facilities
Dentre os principais benefícios que os facilities proporcionam está a redução dos custos fixos das empresas — estratégia muito utilizada atualmente.
Afinal, esse serviço possibilita:
- Diminuir o trabalho com emissão de folhas de pagamentos;
- Diminuir a estrutura do RH;
- Dispensar as burocracias empresariais com relação às contratações de pessoal;
- Dispensar investimento de tempo e recursos para compreender normas, convenções e legislações específicas para cada tipo de atividade;
- Eliminar a necessidade de treinamento para funções específicas;
- Reduzir problemas com falta de funcionários e colaboradores;
- Reduzir o risco de acidentes de trabalho;
- Reduzir custos com processos trabalhistas e encargos;
- Terceirizar atividades insalubres e perigosas, visando contar com especialistas;
- Terceirizar a compra de materiais, equipamentos de proteção, insumos e instrumentos para realização de atividades especializadas.
Ao contar com a ajuda de empresas de facilities, a organização pode aproveitar ao máximo seus recursos e tornar-se mais ágil administrativamente.
Dessa forma, ela consegue atingir padrões mais elevados para suas medidas de qualidade.
Concentrar sua energia em suas principais operações deve levar a maiores realizações.
Leia mais sobre facilities nos materiais abaixo:
Como reduzir custos em facilities?
A gestão de facilities é um elemento chave para qualquer empresa.
Ela tem implicações de longo alcance, portanto deve ser meticulosamente elaborada e bem ordenada para ser bem sucedida.
Além disso, a administração adequada dos facilities pode ser uma forma prática de reduzir as despesas. Explicaremos como e por quê!
Terceirização
Para cortar despesas com facilities, uma técnica eficaz é contratar empresas externas para administrar tarefas como limpeza, manutenção do edifício, serviços de copa, segurança, entre outros.
Ao fazer isso, as empresas podem evitar o pagamento de encargos trabalhistas, preocupando-se com o treinamento do pessoal e administrando seus recursos humanos.
A longo prazo, isso frequentemente resulta em economias consideráveis, uma vez que os custos de mão-de-obra são tipicamente um grande fardo para as empresas sendo tratados pela empresa terceirizada.
Foco no core business
Ao delegar seus serviços de facilities a terceiros, uma empresa pode colocar toda a sua atenção e recursos em suas operações principais que trazem o dinheiro.
Isso é vantajoso porque oferece garantia de que todas as operações estão funcionando sem problemas, permitindo que a empresa se concentre em suas atividades principais, aumentando assim a produtividade e gerando mais lucros e benefícios.
Negociação de contratos e preços
Um grande desafio para as empresas no Brasil é a mão-de-obra, que causa despesas significativas.
Através da terceirização, as empresas podem obter um serviço de boa qualidade com pessoal experiente, sem ter que alocar tempo e dinheiro.
Para o administrador, a tarefa é gerenciar e monitorar o trabalho e também obter a melhor relação custo-benefício.
Uma negociação efetiva do acordo pode reduzir consideravelmente as despesas dos serviços, incluindo a opção de pagamento em prestações, o que não é uma opção quando a própria empresa emprega os trabalhadores.
Tecnologia e trabalho preventivo
Além de cuidar de serviços essenciais como limpeza e manutenção, a administração de facilities pode tomar medidas preventivas para evitar problemas potenciais.
Isso pode ter uma influência direta nos custos, levando a economias em potencial.
Exemplos de iniciativas de gerenciamento de facilities que promovem economia de energia, otimizando assim gastos e recursos, incluem a reutilização de água e sistemas diferenciados de ar condicionado e iluminação, para aproveitar ao máximo a luz natural.
No atual clima de incerteza, ter estratégias para reduzir custos é vital, pois as operações devem continuar, e é essencial que a parte operacional do negócio funcione sem problemas.
É como se os bastidores de um espetáculo precisassem estar em perfeitas condições para garantir a melhor performance do artista.
Contabilidade para empresas de facilities
Se planeja lançar um negócio de facilities, isso requer forte habilidade gerencial e atenção meticulosa aos detalhes.
Você deve estar preparado para lidar com muita mão de obra, frequente rotatividade de trabalho e potenciais obrigações fiscais. Caso contrário, você poderá enfrentar problemas que poderiam ter sido evitados.
Estamos aqui para apoiá-lo se o seu objetivo for estabelecer um negócio de facilities ou precisar de um serviço de contabilidade mais detalhado.
É vital estar em conformidade legal no Brasil e emitir faturas legítimas se você quiser ser competitivo e qualificado para participar de licitações públicas.
Aderir às normas fiscais aplicáveis é a melhor maneira de se manter livre de possíveis problemas com o órgão fiscal brasileiro.
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